Excelデータで持つために意識すべき2つのこと

データのようなもの

世の中にはデータのようでデータでないものが、けっこうあります。

「Excelでデータ化した!」

と思っても、よく見ると「Excelに紙の資料の写真を貼り込んでいる」ようなもの。
Excelで作られているからといっても、そのままでは使えない。

これでは「収集」だけで終わってしまいます。

データは収集して、それを「活用する」ことに意味があります。

「データらしきものコレクター」にならないように、データを持ちましょう。

冒頭のExcelの表は、給与データらしきものです。
給与計算ソフトから、8月分をCSV形式で出すと、こんな形になっていました。

一見、給与データのように見えます。
ですが、これを毎月出して1つのExcelシートにまとめても、データとして活用することはできません。

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データは何からできているか?

では、データは何からできているのでしょうか?

データは、「項目」と「値」でできています。
そして、いわゆる「データ」として貯めていくものは、項目に対応した「値」になります。
そして、この「値」を分析することにより、データの活用ができるのです。

ですから、Excelでデータを持つときは、次のような形にする必要があります。

給与ソフトから出力されたCSVは、こうなっています。

本来「項目」となるものが、「項目」のところになかったり(給与項目)、

本来「値」となるべきものが、「項目」になっていたり(日付や人情報)しています。

データとして活用するためには、こういう持ち方にすべきなのです。

この給与一覧表をデータにするには

この給与ソフトは市販のもので、私は使っていないのでその仕様はわかりません。
「データ」としてのCSVが取れるなら、その形で貯めていくのがいいです。

もしそれができない場合でも、この一覧表を元に少し加工すれば、データ化することは可能です。
この給与の一覧表を使って、実際にやってみましょう。

Excelには、タテヨコを入れ替えてコピーする機能があります。
これを使います。

元の一覧表のA4からF20までを範囲指定して、コピー( ctrl + c )します。
別のシートに貼り付けるのですが、このときに「行/列の入れ替え」という方法で貼り付けます。

右ボタンを押して矢印マークのアイコンをクリック・・もありますが、
Alt → E → S → E → enter と押してみましょう。
これでも行列入れ替えのコピーができます。

貼り付け先の注意点ですが、この給与一覧表の場合、支給日の日付をデータとして持ちたいです。
なので、たとえば前1列(A列)を開けておくと、そこに日付を入れることができます。

こんなふうに進めていきます。

そうすると、この先、毎月のデータを続けてコピーしていけば、何ヶ月分でもデータを持つことができます。

給与計算ソフトは「年」単位になっていますが、たとえば年度(4月ー3月)で集計したり、会社の決算期ごとに集計したり、人ごとに集計したりも可能になります。

お気づきの方もいらっしゃるでしょうが、日付はちゃんと日付形式にしておきましょう。
データ化すれば、ピボットテーブルが使えます。

そうすると、元の一覧表も作成できてしまいます(途中までですが、イメージとして)

(「総計」はExcelが勝手にやってくれます)

「項目」と「値」をしっかり区別して、データを活用しましよう。

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