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Excelの表示で気をつけたい2つのこと

time 2018/11/18

国会ではコピペミスがあったそうですが・・・

Excelはワープロにしない

この手のお話、よく書いていますが、Excelはデータベースソフトだと私は思います。
データを正しい形で持っていれば、集計、並べ替え、検索などは簡単にできます。

パソコンが得意なことはパソコンに

https://www.tt-tax.net/data-stock

表を作って、計算式を入れて、色を付けたりして体裁を整えて・・・
Excelをワープロ的に使っていると、こんな事が起こっています。
本人は意識しているかどうかはわかりませんが。
(本人には伝えましたが)

折り畳まない(非表示にしない)

ある人に相続税のシミュレーション計算を依頼しました。
送られてきた表を見て、私はがっかり。
1行おきに表記されていて、見た目はスッキリに見えますが・・

このシート、よく見ると折り畳まれています。
非表示部分があります。

再表示をしてみると、

ほかで作ったシミュレーションの表を流用したようです。
それ自体は問題ないと思いますが、余った前のデータを消さずに、非表示にしていました。
金額こそ消してありましたが、文字データは残っていました。
これはまずいですね。

幸い合計はsum関数を使っていましたが、往々にしてこの手の表の合計算式は、
「・・+f11+f13+f15+・・・」
1行おきの弊害のひとつです。

数値表示を確認しておく

これもよくあるケースです。
セルの状態が「数値」になっているものです。

セルに計算式が入っていますが、この計算だとたぶん小数点以下の数字が出ます。
セルの状態が「数値」だと、小数点以下は四捨五入して「表示」されます。

「標準」に戻すと小数点以下があります。
金額の計算ですから、円未満はダメですね。

しかも、見えている数字と実際の数字が違いますから、合計値がズレます。
件数にもよりますが、数円から数十円ズレます。
金額の場合はint関数などを使って、整数値にします。

計算根拠を示す工夫

確かにセルに算式を入れると、表はスッキリします。
ただ、相続税の財産評価など、どういう計算がされているかを示すことも大事です。
・路線価なのか、倍率なのか
・貸家建付地か
・貸家か
・小規模宅地の適用状況は・・

適用が正しくされているか、適用漏れはないか
ひと目で検証できるようにしておくといいと思います。

この場合、横長になりますが、印刷する必要はないと思います。
合計値を税額計算のシートとかに飛ばせば。

(結局作り直すはめに・・・)

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