決算書会計から戦略的会計へ ★ 谷口税理士事務所

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ゴミはゴミ箱に(フォルダ、カテゴリー、ファイル名)

time 2018/08/06

先週、IT活用についてのセミナーを受講しました。

とりあえずフォルダー

パソコンの中には、日々データが増えていきます。
増やさないようにしていても、ちょっとずつ。
その時は明確に分類できていても、少しずつ、少しずつそのキワが曖昧になってきます。

不動産を売ったお客様の資料は、所得税のフォルダーに。
いや、財産管理だから資産税のフォルダーかな?
税目は関係なく、佐藤様っていうフォルダーかな?
年ごとのファイルも作っておくかな・・・

今まで平成だったけど、今年から西暦に・・
「29年・・・」のフォルダー名が「2018・・・」になったり、
「鈴木様h28確定申告控え」のファイル名が「2017鈴木様確定申告書控」になったり。

ヒマになったら分類するから、とりあえずファイルに放り込んで・・・

INBOXは整理しないとゴミ箱に

「分類しない」で「検索で」という整理法もあります。

ただ、名前がグラグラだと検索も精度が落ちます。
また日本(人)特有のテキストの多様性があります。
タニグチとタニグチとたにぐち、谷口は別のものですし。

まずINBOXに入れ、分けられるものはすぐ分類する。
INBOXは仮置場、という使い方もあります。

「毎日、必ず、決まった時間帯に、INBOXはカラにする」

講師の方は実践しています。
そしていい流れができています。

INBOXを使う方法はいい方法です。
自分も何回かチャレンジしたことがあります。
私は仮置き箱、放り込んでおくタイプでした。

ただ、とりあえずのものをINBOXに入れる、とりあえずのものがINBOXに入ってくる。
そんな流れを作ってしまうと、INBOXはゴミ箱になってしまいます。

INBOX以外もゴミ箱にしない

あともう1つ、大事だなと思ったのは、フォルダー、カテゴリー、ファイル名。
名称や区分がグラグラするのは、自分の考えがフラフラしているからかもしれないな、と。
迷いがあるとフォルダー、ファイルがどんどん増えていきます。

やるべきこと、やりたいこと、やらなくていいこと、やりたくないこと。
これがしっかりしていないと余計な箱をたくさん作ってものを入れてしまいます。
捨てるべきものを持ち続けてしまうことになります。

「毎日、必ず、決まった時間帯にINBOXをカラにする」

INBOXがゴミ箱にならないように、身軽になりたいと思います。

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