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税理士 谷口敏文のblogー決算書は経営の役に立ちません

ワープロではなく、データソフトとして使う(Excel ピボット)

time 2019/06/29

Excelは「作表ソフト」ではなく、「データソフト」として使うと便利です。

Excel=「作表ソフト」ではない

「表計算ソフト」という名称が良くないんでしょう。
Excelを「表を作って、そこに算式とデータを入れるソフト」として使う方が多いです。
でもその使い方では、Excelの機能が活かせません。

例えば相続税の申告の場合、財産目録を作って計算をしていきます。
財産は実にさまざまなので、一覧表にするのは面倒です。

例えば土地なら、所在、地目、用途、面積、評価額・・
預貯金なら、銀行名、支店、預金種類、口座番号、金額・・

こんな感じで項目はバラバラです。

Excelを作表ソフトとして使うと、財産ごと、種類ごとに分けてこんな感じの表ができます。

ぱっと見た感じ、わかりやすいように見えますが、集計その他の作業はとてもやりづらいです。

データとして作るなら

私の場合、こんなふうに作ります。

ポイントとしては、
・テーブル形式にします
・共通させるべき区分と、それ以外のもの分けます
・数値データ(金額情報)と、テキストデータ(文字情報)を混在させないようにします
・1行に、1セルに、1データです
・集計行は1番上、表外に作ります(SUBTOTAL関数を使います)

こうすることで、ピボットテーブルとして使うこともできます

「数値データ(金額情報)と、テキストデータ(文字情報)を混在させない」というのは、必要な情報だけれども、集計に必要のない項目は、適当にまとめておくということです。

実際にはこんなふうにしています。

ピボットテーブルとして使うと

ピボットテーブルとして使えるようにデータを入れると、集計は一発でできます。

ピボットテーブルは組み換え集計が簡単にできますから、こんなふうに変えることも瞬時にできます。

預金種別ごとになっている表を、

銀行ごとにまとめて表示できます

行の追加、訂正も容易にできますし、算式を追加しませんから、算式ミスによる計算間違いも防げます。

Excelを「作表ソフト」ではなく、データソフトとして、ラクしましょう。

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【編集後記】

相続税の申告は、不定期ですので、神経を使います。
顧問契約をいただいているお客様しか、お受けしていませんが。

書いてる人

谷口敏文
(税理士 ㈱TKS 代表取締役)

決算書作りに疑問を感じていたとき、戦略MQ会計に出会う。
経営の役に立たない決算書から、経営に役立つMQ会計を広めるべく日々活動中。

■ 登録商標について

・「MQ会計」「MQ戦略ゲーム」「企業方程式」は、これを考案開発された西順一郎先生の会社、 株式会社 西研究所 の登録商標です。

・P、V、M、Q、PQ、VQ、MQ、F、G は西順一郎先生の著作物です。