戦略的会計へ ★ 谷口税理士事務所

戦略MQ会計で戦略的な経営を

資料・データはクラウドに(dropbox)

time 2019/10/12

仕事では多くの資料やデータを扱います。
紙でのものも一定量あります。
紙はゼロにはできないまでも、極力減らすように、私はDropboxを使っています。

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Dropbox

Dropboxは、クラウドでデータを保管できるサービスです。
無料のものと有料のものがあります。
そのサービスプランによって、容量と機能に差があります。

無料だと2GBです。
仕事でなく、個人で使うだけなら、これでもいいかもしれません。

私は仕事で使うので、proffesionalというプランを使っています。
3TB使えて、年間218.9ドル(約24,000円)です。
容量としては3TBもいらない感じですが、スマートシンクや共有のためにこのプランにしています。
これらの機能で月2千円は、高くないと思います。


(容量はスカスカです)

スマートシンク

ファイルやデータ、資料はなるべく減らすようにしています。
容量も小さくなるように工夫しています。

メインマシンのMacbook Air のハードディスクは256GB。
今までは500GBに上げることも多かっったですが、最近は上げていません。
それはこのスマートシンクがあるおかげです。

一般的に、クラウドに上げたデータはクラウド上にしかなく、PCの中にはありません。

「このデータとこのデータは、今日使うからPCに下ろして・・」なんてやっていたら大変です。
どれを同期して、どれを同期していないかもわからなくなってしまいます。

Dropboxの特徴として、パソコン内とクラウド両方にデータを置くことができます。
同じものが2つある、ということです。
そして、それはネットに繋ぐと同期されます。
バックアップはラクですが、容量としては倍になります。

そこでこのスマートシンクが活躍します。

スマートシンク機能を使うと、クラウド上にあるデータ(の存在)を、PCで見ることができるのです。
データは見えますがPC内には無いので、PCの容量を使わずに、データ管理ができます。

必要なときはPCに取り込み、作業が終わったらまた戻す。
これができます。


パソコン内にあるデータは「ローカル」と表示され、緑のチェックマークが付いています。

これをクラウドに戻す場合は、「オンラインのみ」にチェックを入れると、クラウドを表す雲のマークが付きます。

そうすると、このファイルは見かけのファイルとなり、PCの容量を使いません。
ファイル情報を見てもゼロとなります。

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いざというときの安心感

この方法を使い始めて、クラウドに書類を入れるのがラクになりました。
できるだけ書類を減らしておくことも進んでいます。

災害などで建物に被害があったとき、紙の資料しかない、紙の資料が多いとなると大変です。
さっと持ち出せる量にしておける、濡れたり破損した場合もクラウドから取り出せる、というのは安心感に繋がります。

命を守るのがまず第一です。
そして、食料などと同様に、仕事上の財産もしっかり守る工夫も大事です。
これを日頃から心がけておきたいですね。

おいしいもの倶楽部