戦略的会計へ ★ 谷口税理士事務所

税理士 谷口敏文のblogー決算書は経営の役に立ちません

書類の保存

time 2019/11/20

年末が近づいてくると、片付けなきゃという気持ちになります。
さっさと捨てたいのは山々ですが、取っておかなければならないもの、取っておいたほうがいいものなど、この時期なので整理しておきましょう。

都合が悪いから捨てちゃう、っていうのはもちろんダメです。

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会社の帳簿書類等の保存期間

会社は、取引を記録した帳簿と、取引等に関して作成又は受領した書類は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。

なお、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた(赤字になった)事業年度においては9年間、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度においては10年間となっています。

「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあり、また、「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。

結構めんどうです。

帳簿書類の保存方法

紙による保存が原則です。
なので、パソコン等で作成した帳簿書類についても、原則として紙に出力して保存する必要があります。

マイクロフィルムやデータ、スキャナ読み取りの電磁的記録による保存方法(データで保存ということです)は、紙ではなく電子データのままで保存することができます。

ただし、一定の要件や届出等が必要なので、中小企業ではあまり現実的ではありません。
また、帳簿については、スキャナ保存を行うことはできません。

現実的には紙での保存になります・・・

保存が不要、あるいは保存期間が過ぎたものについても

法律で保存が義務付けられていない書類であっても、こちらが有利になるものについては、積極的に保存をお勧めします。

私も今までに、申告や調査の際に、お客様が保存していた資料でこちらが有利になったケースがあります。

例えば、
・新築マンション購入時の部屋別価格表
・不動産購入時に検討した類似物件のチラシ(実際には買わなかったものです)
・設立からの議事録(何十年も前のものからです)
・設立時からの給与明細(何十年も前のものからです)
などです。

詳しくはこちらの記事にもまとめていますので、ご参考にどうぞ。

・捨てる書類、捨てない書類

・捨ててはいけない(特に不動産購入時の資料)

・こちらに有利なものは捨てないで!(会社の議事録など)

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書いてる人

谷口敏文
(税理士 ㈱TKS 代表取締役)

決算書作りに疑問を感じていたとき、戦略MQ会計に出会う。
経営の役に立たない決算書から、経営に役立つMQ会計を広めるべく日々活動中。

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・「MQ会計」「MQ戦略ゲーム」「企業方程式」は、これを考案開発された西順一郎先生の会社、 株式会社 西研究所 の登録商標です。

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